납품확인서 양식 무료 다운로드 (워드·한글·PDF) — 작성법, 검수 확인, 주의할 점

핵심 답

납품확인서는 "약속한 물건을, 약속한 수량과 상태로, 이날 넘겼고 받는 쪽이 확인했다"는 것을 양쪽 서명으로 남기는 서류입니다. 법정 양식은 없어서 거래처나 기관이 정한 양식이 있으면 그것을 먼저 쓰고, 없을 때 아래 무료 양식을 쓰시면 됩니다. 품목마다 검수 결과 칸이 있어 "수량 부족·파손"까지 함께 남길 수 있습니다.

항목	내용
파일	워드 · 한글 · 인쇄용 PDF, A4 한 장
들어 있는 칸	문서번호·납품일자·받는 곳·납품 장소·계약(발주) 건명·품목 15줄·검수 결과·납품자/인수자 서명
수정	잠금 없음. 로고·칸·줄 수를 자유롭게 바꿔 쓰세요
비용	무료

무료 양식 내려받기

납품확인서_양식_툴도리_워드.docx

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납품확인서_양식_툴도리_한글.hwp

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언제 쓰나요?

• 발주받은 물건을 거래처에 처음 넘길 때 — 대금 청구의 근거가 됩니다.
• 나눠서 납품할 때 — 회차마다 한 장씩 쓰면 남은 수량을 다투지 않습니다.
• 받는 쪽이 "확인서를 달라"고 할 때 — 회사·기관은 대금을 지급하기 전에 납품 확인 서류를 요구하는 경우가 많습니다.
• 받는 쪽이 정한 양식(공공기관 등)이 있으면 그 양식이 우선입니다.

칸별 작성법

• 문서번호 · 납품일자 — 회사 안에서 겹치지 않는 번호와 실제로 넘긴 날짜.
• 받는 곳 · 납품 장소 — 거래처 상호와 실제 내려놓은 장소(창고·현장 주소).
• 계약(발주) 건명 · 일자 — 어떤 계약·발주서에 따른 납품인지. 발주서 번호가 있으면 함께 적으세요.
• 받는 곳 담당 · 연락처 — 실제로 물건을 받은 사람.
• 품목 표 — 품명·규격·단위(개·박스·식 등)·수량. 계약서·발주서와 같은 이름으로 적어야 나중에 맞춰 보기 쉽습니다.
• 검수 결과 — 양호 / 수량 부족 / 파손 / 기타. 문제가 있으면 비고에 내용(예: "2박스 외관 파손, 교환 예정")을 적습니다.
• 납품자 · 인수자 — 양쪽 상호·대표자(담당)·연락처를 적고 서명 또는 도장을 받습니다. 인수자 서명이 이 서류의 핵심입니다.

꼭 알아야 할 점

1. 받는 쪽 서명이 없으면 힘이 약합니다. 물건을 내려놓고 서명 없이 오면 "안 받았다·덜 받았다"는 말에 대응하기 어렵습니다.
2. 문제가 있으면 그 자리에서 적으세요. 파손·수량 부족을 검수 결과와 비고에 남기고 양쪽이 서명하면, 나중에 교환·차감 협의의 기준이 됩니다.
3. 세금계산서와는 별개입니다. 납품확인서는 넘겼다는 확인일 뿐이라 세금계산서·거래명세서는 따로 챙기세요. 견적서·거래명세서 양식은 아래 링크에 있습니다.
4. 보관 기간: 세법은 모든 거래의 장부와 증거서류를 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하도록 정합니다(국세기본법 제85조의3, 역외거래는 7년). 계약서·발주서·거래명세서·세금계산서와 같은 폴더에 함께 보관하세요.
5. 사진을 함께 남기면 좋습니다. 내려놓은 물건과 수량을 휴대폰으로 찍어 납품확인서 파일과 같은 폴더에 두면 확인이 쉬워집니다.

자주 하는 실수

• 품명을 계약서와 다르게 적음 → 계약서·발주서의 품명을 그대로 쓰세요.
• 단위를 안 적음 → "10"이 10개인지 10박스인지 달라집니다.
• 날짜를 비워 둠 → 실제 납품일을 적으세요. 대금·하자 기간 계산의 기준입니다.
• 한 장으로 여러 번 나눠 납품한 것을 처리 → 회차마다 따로 쓰세요.
• 사본을 안 남김 → 서명받은 뒤 사진이나 스캔으로 우리 쪽 사본을 꼭 남기세요.

정리

• 납품확인서는 수량·상태·날짜를 양쪽 서명으로 남기는 서류입니다. 받는 쪽 양식이 있으면 그것이 우선입니다.
• 검수 결과와 비고에 문제를 그 자리에서 적고, 서명된 사본을 보관하세요.

함께 쓰면 좋은 서식: 견적서 무료 양식 · 거래명세서 무료 양식(툴도리 '무료 서식' 카테고리)

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