거래명세서 양식 무료 다운로드 (엑셀 자동계산·워드·한글·PDF) — 작성법, 세금계산서와 차이, 주의할 점

핵심 답

거래명세서는 물건이나 일을 넘기면서 "무엇을 얼마에 몇 개 줬는지" 서로 확인하는 서류입니다. 법정 양식은 없지만 보통 한 장에 두 매(공급받는자 보관용·공급자 보관용)를 찍어 한 매씩 나눠 가집니다. 아래 무료 양식은 그 모양 그대로이고, 엑셀판은 위 장만 채우면 아래 장이 똑같이 채워지고 부가세와 합계, "일금 ○○원정"까지 자동으로 계산됩니다.

항목	내용
파일	엑셀(자동 계산) · 워드 · 한글 · 인쇄용 PDF, A4 한 장에 2매
엑셀 기능	위 장 → 아래 장 자동, 부가세 별도/포함/면세, 할인 줄, 한글 금액
수정	잠금 없음. 로고·칸·줄 수를 자유롭게 바꿔 쓰세요
비용	무료

무료 양식 내려받기

엑셀판은 하루 거래가 많을 때 편하고, 워드·한글·PDF판은 인쇄해서 손으로 써도 됩니다.

거래명세서_양식_툴도리_엑셀자동계산.xlsx

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거래명세서와 세금계산서, 무엇이 다른가요?

• 거래명세서: 법으로 정해진 양식이 없는 확인용 서류입니다. 물건과 함께 건네고, 받는 쪽이 인수자 칸에 서명해 "받았다"는 것을 남깁니다.
• 세금계산서: 부가가치세법 제32조가 정한 세금 서류입니다. 공급하는 사업자의 등록번호·성명(명칭), 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일을 반드시 적어야 하고, 법인사업자 등은 전자세금계산서로 발급해야 합니다.

거래명세서는 세금계산서를 대신하지 못합니다. 거래명세서로 물건을 넘긴 뒤 세금계산서를 따로 발급하세요.

한 달 치를 모아서 발급할 수도 있습니다. 부가가치세법 제34조에 따라 거래처별로 그 달 1일부터 말일까지의 공급가액을 합해 그 달 말일을 작성 연월일로 세금계산서를 발급하면, 공급한 달의 다음 달 10일(공휴일·토요일이면 다음 영업일)까지 발급할 수 있습니다. 이때 그달 거래명세서들을 모아 두면 금액을 맞추기 쉽습니다.

칸별 작성법

• 거래일자 · No. — 물건(일)을 넘긴 날짜와 회사 안에서 겹치지 않는 번호. S-연월일-순번처럼 정하면 찾기 쉽습니다.
• 공급자 — 우리 회사 등록번호·상호·대표자·사업장 주소·업태/종목. 세금계산서에 쓰는 정보와 똑같이 적고, (인) 자리에 도장을 찍습니다.
• 공급받는자 — 거래처의 같은 항목. 거래처 사업자등록증을 보고 옮겨 적으세요.
• 품목 표 — 월/일·품목·규격·수량·단가. 엑셀판은 공급가액(수량×단가)과 세액이 저절로 채워집니다.
• 부가세 구분 — 별도(단가에 부가세 미포함) / 포함 / 면세 중 하나를 고르세요.
• 전잔금 · 입금 — 이전에 남은 금액과 이번에 받은 금액. 외상 거래가 이어질 때 씁니다. 쓰지 않으면 비워 두세요.
• 인수자 — 물건을 받은 사람이 서명합니다. 나중에 "안 받았다"는 다툼을 막는 칸입니다.

계산은 이렇게 됩니다

부가가치세의 세율은 10%입니다(부가가치세법 제30조).

• 별도: 세액 = 공급가액 × 10%. 예) 공급가액 650,000원 → 세액 65,000원, 합계 715,000원
• 포함: 공급가액 = 단가 합계 ÷ 1.1(원 단위 반올림), 세액 = 합계 − 공급가액
• 할인: 품목 한 줄에 "할인", 단가를 마이너스(예: -20,000)로 넣으면 공급가액·세액에서 함께 빠집니다
• 세액은 줄마다 원 단위로 반올림합니다. 세금계산서 금액과 1~2원 다르면 세금계산서 금액에 맞춰 주세요.

꼭 알아야 할 점

1. 두 매에 같은 내용이 적혀야 합니다. 엑셀판은 아래 장이 위 장을 따라가도록 되어 있으니 아래 장을 따로 고치지 마세요.
2. 인수자 서명을 받은 매를 보관하세요. 받는 쪽 서명이 있는 공급자 보관용이 물건을 넘겼다는 근거가 됩니다.
3. 세금계산서와 금액을 맞추세요. 월합계로 발급한다면 그달 거래명세서 합계와 세금계산서 공급가액이 같아야 합니다.
4. 보관 기간: 세법은 모든 거래의 장부와 증거서류를 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하도록 정합니다(국세기본법 제85조의3, 역외거래는 7년). 거래명세서는 세금계산서와 같은 달 폴더에 함께 두면 찾기 쉽습니다.
5. 거래처 사업자 상태를 확인하세요. 면세사업자·간이과세자이면 세금계산서 처리가 달라질 수 있습니다. 홈택스 사업자 상태 조회로 확인할 수 있습니다.

자주 하는 실수

• 아래 장(공급자 보관용)만 따로 고침 → 두 매 내용이 달라집니다. 위 장에서 고치세요.
• 인수자 서명 없이 물건만 넘김 → 받은 사람 이름이라도 꼭 남기세요.
• 부가세 포함·별도를 안 고름 → 같은 금액도 10% 차이가 납니다.
• 계산식 칸을 숫자로 덮어씀 → 수량·단가만 고치세요.
• 세금계산서를 안 끊고 거래명세서로 끝냄 → 세금계산서는 따로 발급해야 합니다.

정리

• 거래명세서는 "무엇을 얼마에 넘겼는지" 확인하는 서류이고, 세금계산서는 법이 정한 세금 서류입니다. 둘 다 챙기세요.
• 무료 양식은 한 장에 2매, 엑셀판은 위 장만 채우면 아래 장과 계산이 자동입니다.
• 한 달 치를 모아 월말 날짜로 세금계산서를 발급하면 다음 달 10일까지 발급할 수 있습니다(부가가치세법 제34조).

함께 쓰면 좋은 서식: 견적서 무료 양식. 다음 무료 서식은 납품확인서입니다.

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