영수증은 세금계산서·계산서·카드 매출전표·현금영수증이 기본이고, 간이영수증은 부가세 포함 3만원 이하일 때만 괜찮습니다. 영수증 사진은 ChatGPT에게 장부 칸 순서를 알려 주고 표로 만들게 하면, 장부에 한 번에 붙여 넣을 수 있습니다. 툴도리가 연습용 영수증 6장으로 해 보니 날짜·금액은 6장 모두 맞았고, 모르는 칸은 지어내지 않고 비워 뒀습니다. 결제 수단과 식대가 접대비인지는 사람이 고쳐야 했습니다.
| 확인 환경 | 내용 |
|---|---|
| 확인일 | 2026-10-28 |
| 프로그램 | ChatGPT(GPT-6, 추론 최대), Microsoft 365 Excel |
| 실습 자료 | 연습용 가상 영수증 사진 6장 |
준비물 (무료)
장부 엑셀은 1편 회계 장부에서 받으세요. 연습 사진에는 일부러 함정을 넣었습니다. ②3만원 넘는 간이영수증, ④크게 기운 사진, ⑤①과 같은 영수증을 다시 찍은 사진, ⑥흐린 사진입니다.
어떤 영수증이 인정되나
| 증빙 | 인정 |
|---|---|
| 세금계산서·계산서 | 인정 |
| 신용카드 매출전표(체크카드 포함) | 인정 |
| 현금영수증(지출증빙용) | 인정 |
| 간이영수증·이체확인증만 | 3만원 이하만 |
- 3만원 기준: 거래 1건이 부가세 포함 3만원 이하면 위 증빙이 아니어도 됩니다(소득세법 시행령 제208조의2, 법인세법 시행령 제158조).
- 가산세: 3만원이 넘는데 인정 증빙을 받지 않으면 그 금액의 2%가 가산세가 될 수 있습니다(소득세법 제81조의6, 법인세법 제75조의5). 개인사업자 중 소규모사업자 등은 빠집니다.
- 접대비는 더 엄격합니다. 거래처 식사·선물처럼 한 번에 3만원 초과(경조사비는 20만원 초과)인데 카드·현금영수증·세금계산서·계산서가 아니면 비용으로 인정되지 않습니다(법인세법 제25조·시행령 제41조, 소득세법 제35조·시행령 제83조).
- 법인은 법인 명의 카드로 내야 이 기준을 채웁니다(법인세법 시행령 제41조 제6항). 대표 개인카드로 거래처 밥값을 내면 안 됩니다.
종이를 안 모아도 되는 것도 있습니다. 개인사업자는 현금영수증, 국세청 홈택스에 사업용 신용카드로 등록한 카드의 매출전표, 국세청에 전송된 전자계산서를 따로 보관하지 않아도 됩니다(소득세법 시행령 제208조의2 제5항). 법인은 현금영수증, 카드 매출전표, 국세청에 전송된 전자세금계산서·전자계산서가 그렇습니다(법인세법 시행령 제158조 제5항). 카드사의 월별 이용대금명세서를 보관하면 카드 전표를 보관한 것으로 봅니다(같은 조 제4항). 그래도 장부와 대조하려면 사진 한 장은 남겨 두는 것이 편합니다.
ChatGPT에게 영수증 사진 읽히기: 처음 물어본 결과
사진 6장을 올리고 "지출 장부에 붙여 넣을 표로, 모르는 칸은 지어내지 말고 '확인 필요'로, 같은 영수증이 두 번 찍혔으면 알려 줘"라고 했습니다.
- ①1번과 5번이 같은 영수증이라고 먼저 짚었습니다. 카드 승인번호까지 같다고 근거를 댔습니다.
- 날짜·금액은 6장 모두 정답이었습니다. 11도 기운 4번, 흐린 6번도 맞혔습니다.
- ②간이영수증의 부가세·결제 수단은 지어내지 않고 '확인 필요'로 남겼습니다.
- 6번 날짜(10월 30일)가 오늘보다 미래라는 것도 따로 적었습니다.
그런데 ③"엑셀 A5 셀에 붙여 넣으면 된다"고 안내했습니다. 툴도리 장부의 A열은 증빙번호가 자동으로 붙는 칸이라, 그대로 붙이면 번호 수식이 지워집니다. AI는 내 장부 모양을 모르니 칸 순서를 알려 줘야 합니다.
장부 칸 순서를 알려 주는 요청문
새 대화에서 사진 6장과 함께 아래처럼 물었습니다(첨부 요청문과 같음).
영수증 사진을 지출 장부에 바로 붙여 넣을 표로 만들어 줘. 탭으로 구분한 코드 블록 하나로만 주고, 제목 줄은 빼 줘.
열 순서: 날짜(2026-10-12 형식) | 거래처 | 내용 | 분류 | 금액 | 부가세 | 결제 수단 | 증빙 종류 | 구분 | 실물 위치
- 분류: 상품매입, 임차료, 통신비, 소모품, 운반비, 차량유지비, 접대비, 광고선전비, 지급수수료, 복리후생비, 인건비, 세금과공과, 기타 중 하나
- 결제 수단: 사업용카드, 개인카드, 계좌이체, 현금 중 하나(사진으로 모르면 빈칸)
- 증빙 종류: 세금계산서, 계산서, 신용카드, 현금영수증, 간이영수증, 이체확인증만, 증빙 없음 중 하나
- 구분은 모두 사업용, 실물 위치는 빈칸
- 금액·부가세는 쉼표 없이 숫자만, 사진에 없으면 빈칸(지어내지 말 것)
- 같은 영수증으로 보이는 사진도 빼지 말고 넣어 줘(장부에서 중복 검사를 할 거야). 표 아래에 확인이 필요한 점만 짧게 적어 줘.
①장부 순서 그대로 탭 표가 나왔고, ②확인할 점을 따로 적었습니다. 특히 식대를 접대비로 할지 복리후생비로 할지는 지출 목적을 알아야 한다며 임시로 '기타'로 뒀습니다. 사진만으로는 알 수 없는 부분을 정확히 남긴 것입니다.
같은 영수증을 일부러 빼지 말라고 한 이유: AI가 알아서 빼면 사진이 몇 장이었는지 장부로 확인할 수 없습니다. 장부에 다 넣고 '중복의심'으로 걸러 내는 편이 흔적이 남습니다.
장부에 붙여 넣기: 번호·경고가 자동으로
코드 블록 오른쪽 위 복사를 누르고, 장부 지출 시트 B5 칸(날짜 칸)을 눌러 Ctrl+V 하면 됩니다. 1편 장부는 손으로 넣는 칸(B~K)을 붙여 두어서, 한 번에 붙여도 자동 칸이 지워지지 않습니다.
- 증빙번호 R-2610-001~006이 바로 붙었습니다. 번호는 붙여 넣은 순서대로라, 날짜순을 원하면 요청문에 "날짜순으로"를 더하세요.
- ①같은 식당 영수증 두 줄에 중복의심, ②45,000원 간이영수증에 3만원초과:적격증빙필요가 떴습니다.
- ③결제 수단은 AI가 비워 둔 그대로입니다.
사람이 고칠 것 3가지
- ①결제 수단: 사업용카드인지 개인카드인지는 카드 명세서를 보고 채웁니다.
- ②분류: 거래처와 먹은 식사면 '접대비', 직원끼리면 '복리후생비'입니다. 접대비는 위 1번의 엄격한 기준이 붙습니다.
- ③중복 줄은 지우지 말고 구분을 '취소'로 바꿉니다. 번호가 그대로 남고 합계에서 빠집니다(1편 5번 참고).
남은 빨간색은 퀵서비스 45,000원 간이영수증 하나입니다. ChatGPT에게 처리 방법을 물으니 "업체에 현금영수증이나 세금계산서 발급을 요청하고, 안 되면 지급 내역과 사유를 남겨 두라, 끝내 못 받으면 45,000원의 2%인 900원이 가산세가 될 수 있다"고 답했습니다. 법령 기준과 같습니다.
실물 영수증은 관리대장에
종이 영수증은 오른쪽 위에 장부 번호(R-2610-001)를 적고, 번호 순서대로 관리대장에 붙입니다. 관리대장 맨 위에 쪽 번호를 적고, 그 쪽 번호를 장부의 '실물 위치' 칸에 적으면 엑셀 번호 → 종이 위치가 한 번에 이어집니다.
- 한 장에 영수증이 많으면 겹쳐 붙이되 번호와 금액 부분은 보이게 합니다.
- 감열지 영수증은 시간이 지나면 글씨가 날아갑니다. 붙이기 전에 아래 7번처럼 스캔해 두세요.
디지털로도 보관하기: 스캔 → 파일 이름 → A4 한 장에 9장
종이만 모아 두면 감열지 글씨가 흐려지고, 영수증 하나를 찾으려 해도 관리대장을 넘겨야 합니다. 툴도리는 실제로 영수증을 스캔해서 파일로도 같이 보관합니다.
첫째, 스캔 앱으로 찍기. 그냥 사진보다 스캔 기능이 낫습니다. 테두리를 찾아 반듯하게 펴고 바닥을 잘라 줍니다. 아이폰은 메모 앱의 '문서 스캔', 갤럭시는 카메라의 문서 스캔이 기본으로 있고, vFlat Scan·Adobe Scan 같은 스캔 앱도 있습니다.
둘째, 파일 이름에 날짜와 장부 번호. 툴도리는 날짜_번호_거래처_금액 순서로 이름을 붙입니다. 번호를 1편 장부의 증빙번호와 같게 하면 엑셀에서 번호를 보고 파일을 바로 찾습니다.
- 중복으로 '취소'한 줄도 파일을 지우지 말고 이름 끝에
_취소를 붙여 둡니다. 장부와 개수가 맞습니다. - 직원 영수증도 같은 규칙으로 공유 폴더 한곳에 모으면, AI에 올릴 때 순서가 섞이지 않습니다.
셋째, A4 한 장에 여러 장 모으기. 스캔한 영수증을 무료 웹 도구 receipt.figma.site에 올리면 A4 한 장에 4장·9장·16장씩 칸을 나눠 넣어 줍니다. 연습 영수증 6장으로 해 봤습니다.
- 용지(A4·A3)와 칸 수(4·9·16개)를 고르고, ②칸을 하나씩 눌러 사진을 올립니다. 한 칸에 한 장씩입니다.
- ③빈칸은 비워 둬도 됩니다. ①인쇄용 파일 내보내기를 누르면 인쇄용 창이 열립니다.
- 창 위의 인쇄를 누르고 프린터를 'PDF로 저장'으로 고르면 PDF 파일이 됩니다.
해 보니 달랐던 점: 연습 사진은 바닥째 찍은 것이라 칸 안에 갈색 바닥까지 같이 들어갔습니다. 첫째 단계처럼 스캔 앱으로 영수증만 잘라서 올려야 깔끔합니다. 올리는 동안 사진을 바깥 서버로 보내는 요청은 보이지 않았습니다(브라우저 안에서 배치). 그래도 개인이 만든 도구이니 카드번호·연락처가 보이는 영수증은 가리고 쓰세요.
아래는 툴도리가 실제로 모아 둔 A4 한 장입니다. 우편 영수증, 간이영수증, 견적서, 거래명세표 9장이 한 장에 들어갑니다(글씨는 모두 가렸습니다).
- 이렇게 만든 A4 PDF는 달마다 한 파일로 묶어 두면 찾기 쉽습니다. 묶는 방법은 PDF 합치기를 보세요.
- 스캔했어도 종이 원본은 관리대장에 그대로 둡니다. 스캔본만으로 원본을 대신할 수 있는지는 담당 세무사와 확인하세요.
주의할 점
- AI가 읽은 금액은 반드시 사진과 한 줄씩 대조하세요. 이번 시험은 깨끗한 연습 사진이었고, 실제 구겨지거나 바랜 영수증은 더 틀릴 수 있습니다.
- 개인정보(카드번호 전체, 이름)가 보이는 영수증은 가리고 올리세요.
- 증빙 인정 여부·접대비 판단은 업종·법인 여부에 따라 달라집니다. 담당 세무사와 확인하세요.
영수증 정리 체크리스트
- □ 3만원 넘는 지출에 카드전표·현금영수증·세금계산서가 있나
- □ 거래처 식사(접대비)는 3만원 넘으면 카드·현금영수증으로 냈나
- □ 법인은 법인 카드로 냈나
- □ AI 표를 붙인 뒤 결제 수단·분류를 사람이 채웠나
- □ 중복 줄은 지우지 않고 '취소'로 바꿨나
- □ 종이 영수증에 장부 번호를 적고 관리대장 쪽을 장부에 적었나
- □ 스캔 파일 이름에 날짜·장부 번호를 넣고 달마다 한곳에 모았나
공식 출처
- 국가법령정보센터 https://www.law.go.kr (모두 2026-10-28 확인)
- 소득세법 제160조의2·제81조의6·제35조, 소득세법 시행령 제208조의2·제83조
- 법인세법 제116조·제75조의5·제25조, 법인세법 시행령 제158조·제41조
다음 글(회계·증빙 연재): 1편 회계 장부 엑셀 · 3편 견적서→거래명세서→납품확인서→장부를 번호 하나로 잇기
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