작은 회사 장부는 엑셀 하나에 지출·매출·통장·월 요약을 두고, 영수증마다 R-2610-001 같은 번호를 붙여 실물 영수증에도 같은 번호를 적으면 됩니다. 번호는 수식으로 자동으로 붙지만, 중간 줄을 지우면 뒤 번호가 한 칸씩 당겨집니다. 그래서 잘못 넣은 줄은 지우지 말고 '취소'로 바꾸세요. ChatGPT에게 같은 수식을 만들게 하니 번호는 똑같이 나왔지만, 날짜를 2026.10.30처럼 점으로 쓰면 틀린 번호가 경고 없이 붙었습니다.
| 확인 환경 | 내용 |
|---|---|
| 확인일 | 2026-10-28 |
| 프로그램 | Windows 11, Microsoft 365 Excel |
| 실습 자료 | 가상 문구점 '바른문구' 10월 장부 |
준비물: 회계 장부 엑셀 (무료)
작성예시에는 일부러 문제 6개(3만원 넘는 간이영수증, 같은 영수증 두 번 입력, 개인 장보기, 세금계산서 안 받은 매입, 연결번호 없는 출금, 미수금)를 넣어 두었습니다. 빈양식은 바로 쓰는 용도입니다.
우리 회사는 어떤 장부를 써야 하나
개인사업자는 직전 연도 수입금액에 따라 간편장부와 복식부기로 나뉩니다(소득세법 시행령 제208조 제5항).
| 업종 | 간편장부 대상 |
|---|---|
| 도소매업 등 | 3억원 미만 |
| 제조·음식·건설·정보통신 등 | 1억5천만원 미만 |
| 서비스·부동산임대 등 | 7천500만원 미만 |
- 올해 새로 시작한 사업자는 간편장부 대상입니다.
- 전문직 등 일부 업종은 금액과 관계없이 빠지고, 법인은 복식부기입니다.
- 이 엑셀은 간편장부에 들어갈 수입·지출을 정리하고 증빙과 잇는 관리용 장부입니다. 복식부기 장부나 세무사 기장을 대신하지는 않습니다.
장부 엑셀 한눈에
시트는 6개입니다. 회색 칸은 자동으로 채워지는 칸이라 손대지 않습니다.
- 지출: 영수증 한 장에 한 줄. 증빙번호가 자동으로 붙고, 문제가 있으면 오른쪽 '점검' 칸이 빨간색이 됩니다.
- 매출: 견적번호와 함께 적으면 미수금이 자동으로 계산됩니다.
- 통장: 통장 거래 옆에 R-/S- 번호를 적으면 장부 금액과 대조합니다.
- 월요약: 달마다 매출·지출·개인 지출·미수금·점검 건수가 모입니다.
- 설정: 지출 분류·증빙 종류 목록을 회사에 맞게 고칩니다.
- 사용법: 이 글의 요약과 법령 기준이 들어 있습니다.
①날짜만 넣으면 증빙번호가 붙고, ②점검 칸에 '3만원초과:적격증빙필요', '중복의심', '개인지출(비용아님)'이 빨간색으로 뜹니다.
영수증 번호가 자동으로 붙는 원리
A5 칸에 아래 수식이 들어 있습니다. "그 달 1일부터 말일까지, 위에서부터 지금 줄까지 몇 장째인가"를 세서 3자리로 붙입니다.
=IF(B5="","",IF(ISNUMBER(B5),"R-"&TEXT(B5,"yymm")&"-"&TEXT(COUNTIFS($B$5:B5,">="&DATE(YEAR(B5),MONTH(B5),1),$B$5:B5,"<"&EDATE(DATE(YEAR(B5),MONTH(B5),1),1)),"000"),"날짜 확인"))
- 날짜가 비어 있으면 번호도 비웁니다.
- 날짜가 진짜 날짜가 아니면(글자로 들어가면) '날짜 확인'이라고 표시합니다.
- 매출 시트는 같은 방식으로 S-2610-001이 붙습니다.
번호가 붙으면 실물 영수증 오른쪽 위에 같은 번호를 적고 영수증 관리대장에 붙입니다. '실물 위치' 칸에는 관리대장 몇 쪽에 붙였는지 적어 두면, 나중에 엑셀에서 번호로 찾고 종이에서 바로 꺼낼 수 있습니다.
ChatGPT에게 같은 수식을 만들게 해 봄
ChatGPT(GPT-6, 추론 최대)에게 "R-2610-001처럼 붙는 수식, 나중에 번호가 바뀌면 안 된다"고 물었습니다.
①수식을 바로 줬고, 장부에 넣어 보니 12장 모두 툴도리 수식과 같은 번호였습니다. ②"줄을 지우거나 정렬하면 번호가 바뀔 수 있으니 값으로 고정하라"는 경고도 먼저 했습니다.
그런데 직접 넣어 보니 한 가지가 달랐습니다. 날짜를 2026.10.30처럼 점으로 입력하면 엑셀은 날짜가 아니라 글자로 받아들입니다. 이때 ChatGPT 수식은 ①R-2026.10.30-000이라는 틀린 번호를 그대로 붙였습니다.
같은 줄을 툴도리 장부에 넣으면 ①번호 자리에 '날짜 확인', ②점검 칸에 '날짜형식확인'이 뜹니다. ChatGPT도 답 중간에 "날짜는 실제 날짜 형식이어야 한다"고 적긴 했지만, 수식이 직접 막아 주지는 않았습니다. 날짜는 2026-10-30처럼 하이픈(-)으로 입력하세요.
번호가 바뀌는 순간: 줄을 지우면
같은 식당 영수증을 두 번 넣은 R-2610-007 줄을 지워 봤습니다. ①아래 줄들이 한 칸씩 올라오면서, 실물 영수증에 R-2610-008이라고 적은 마트 영수증이 엑셀에서는 R-2610-007이 됐습니다. 10월 마지막 번호도 012에서 011로 바뀌었습니다.
통장 시트에도 바로 티가 났습니다. 인쇄소에 보낸 220,000원은 R-2610-010이었는데, 줄을 지운 뒤 010은 택배비(28,600원)가 돼서 ①금액다름, 012는 아예 ②없는번호가 됐습니다.
지우지 말고 '취소'로 바꾸면 번호는 그대로이고, ①구분을 '취소'로 고친 줄은 ②점검 칸에 '취소'로 표시되며 합계에서 빠집니다. 짝이던 줄의 '중복의심'도 사라졌습니다.
늦게 받은 영수증은 날짜를 실제 거래일로 적고 맨 아래 줄에 추가하세요. 9월 29일 영수증을 10월 장부 끝에 넣어 보니 R-2609-001이 붙었고, 월요약 9월 지출에 들어갔습니다. 날짜순으로 정렬하고 싶다면 그달을 마감할 때 번호 칸을 값으로 고정한 뒤에 하세요(4편 월말 마감에서 다룹니다).
빨간색으로 알려 주는 것
| 점검 표시 | 뜻 |
|---|---|
| 3만원초과:적격증빙필요 | 3만원 넘는데 간이영수증·이체확인증뿐 |
| 중복의심 | 날짜·거래처·금액이 같은 줄이 또 있음 |
| 개인지출(비용아님) | 구분이 '개인' |
| 날짜형식확인 | 날짜가 글자로 들어감 |
| 빈칸있음 | 거래처·분류·금액·증빙·구분 중 빈칸 |
3만원 기준은 법에 있습니다. 사업 관련 지출은 세금계산서·계산서·신용카드 매출전표·현금영수증을 받아야 하고(소득세법 제160조의2, 법인세법 제116조), 거래 1건이 부가세 포함 3만원 이하면 예외입니다(소득세법 시행령 제208조의2, 법인세법 시행령 제158조). 받지 않으면 그 금액의 2%가 가산세가 될 수 있습니다(소득세법 제81조의6, 법인세법 제75조의5). 소규모사업자 등 예외가 있으니 담당 세무사와 확인하세요.
작성예시의 한솔문구도매 330,000원처럼 이체만 하고 세금계산서를 아직 못 받은 매입도 빨간색이 뜹니다. 거래처에 세금계산서를 요청하고, 받으면 증빙 종류를 '세금계산서'로 바꾸면 사라집니다.
통장 대조와 월 요약
통장 시트에는 통장에 찍힌 그대로 옮겨 적고, 연결번호 칸에 R-/S- 번호를 적습니다. 대표 개인계좌로 보낸 300,000원처럼 장부에 없는 돈의 흐름은 '연결번호없음'으로 뜹니다. 이런 돈이 무엇인지 메모해 두는 것이 나중에 가장 많이 묻는 부분입니다.
월요약에는 ①달마다 매출·지출·개인 지출·미수금이 모이고, ②지출·통장 점검 필요 건수가 빨간색으로 나옵니다. 이 숫자가 0이 되면 그달을 마감합니다.
주의할 점
- 장부 의무는 회사마다 다릅니다. 1번 기준은 개인사업자 기준이고, 업종·법인 여부에 따라 달라집니다.
- 보관 기간: 장부와 증빙은 신고기한이 지난 날부터 5년 보관합니다(국세기본법 제85조의3).
- 엑셀은 고친 흔적이 남지 않습니다. 달마다 마감한 파일을 PDF로도 저장해 두세요.
- 금액·세금 판단은 담당 세무사와 확인하세요. 이 장부는 정리를 돕는 도구입니다.
회계 장부 체크리스트
- □ 날짜는 2026-10-30처럼 하이픈으로 입력했나
- □ 번호가 붙으면 실물 영수증에 같은 번호를 적었나
- □ 잘못 넣은 줄은 지우지 않고 '취소'로 바꿨나
- □ 3만원 넘는 지출에 세금계산서·카드전표·현금영수증이 있나
- □ 개인 지출은 '개인'으로 표시했나
- □ 월요약 점검 건수가 0이 됐나
공식 출처
- 국가법령정보센터 https://www.law.go.kr (모두 2026-10-28 확인)
- 소득세법 시행령 제208조(장부의 비치·기록), 제208조의2(경비 등의 지출증명 수취 및 보관)
- 소득세법 제160조의2(경비 등의 지출증명 수취 및 보관), 제81조의6(증명서류 수취 불성실 가산세)
- 법인세법 제116조(지출증명서류의 수취 및 보관), 제75조의5(증명서류 수취 불성실 가산세), 법인세법 시행령 제158조
- 국세기본법 제85조의3(장부 등의 비치와 보존)
다음 글(회계·증빙 연재): 2편 영수증 정리: 인정되는 증빙 기준, AI로 영수증 사진 읽기, 실물 관리대장과 번호 연결 · 함께 쓰는 양식: 견적서 · 거래명세서 · 납품확인서
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